Como a Logbit transformou seu atendimento interno com Power Apps e Power Automate

Reduzir e-mails, eliminar planilhas e agilizar a resposta aos colaboradores. Esses eram alguns dos desafios enfrentados pela equipe da Logbit quando procuraram a Dynamic Soluções. A empresa, que já utilizava o Microsoft 365, identificava gargalos na forma como os chamados internos eram tratados – processo que era feito manualmente e com pouca rastreabilidade.

Neste artigo, vamos apresentar como a Logbit conquistou mais controle e agilidade no seu atendimento interno com uma solução construída sob medida utilizando Power Apps, Power Automate, SharePoint Online e todo o ecossistema da Power Platform. O foco não está em fórmulas nem em detalhes técnicos de desenvolvimento, mas sim nas regras de negócio e ganhos operacionais concretos dessa transformação digital.

O desafio: descentralização e falta de rastreabilidade

Antes da implementação, a Logbit utilizava um formulário simples para abertura de chamados internos, criado no Microsoft Forms. O problema era que, uma vez submetido o chamado, não havia um processo padronizado para acompanhamento, encaminhamento ou histórico. Com o crescimento da equipe, isso gerava:

• Dificuldade em monitorar a evolução dos atendimentos
• Falta de visibilidade sobre prazos e responsáveis
• Perda de informações entre solicitações
• Baixa rastreabilidade para auditorias internas

Mesmo com o uso do Microsoft 365, os processos ainda dependiam de muito controle manual.

A solução: um sistema de chamados interno totalmente digital e escalável

Com base nos objetivos da Logbit, construímos uma solução completa em Power Platform, baseada nos seguintes pilares:

Cadastro estruturado e inteligente de chamados

A solução permite que o próprio colaborador registre um chamado diretamente no aplicativo, com:

• Classificação por Categoria e Subcategoria
• Campo para descrição completa do problema
• Anexos de documentos ou prints
• Seleção de prioridade e responsável técnico
• Validação de campos obrigatórios para evitar retrabalho

Todas essas informações são armazenadas de forma estruturada em listas no SharePoint, o que garante padronização e governança da informação.

Controle total do ciclo de vida do chamado

Cada chamado passa por etapas bem definidas, que envolvem:

• Abertura do chamado
• Atendimento em andamento
• Conclusão ou cancelamento

Essas etapas são representadas por status configuráveis, o que permite total flexibilidade para diferentes áreas da empresa. Cada atualização de status gera uma entrada automática no Histórico do Chamado, criando uma trilha auditável de tudo o que foi feito.

Perfis personalizados: solicitante vs. atendente

Desde o início, a solução foi desenhada para se adaptar ao perfil do usuário logado. Isso significa que:

• Colaboradores comuns veem apenas seus próprios chamados
• Atendentes e administradores têm uma visão ampla de todos os chamados em aberto e concluídos
• Cada perfil tem recursos e permissões específicos

Esse modelo garante segurança, organização e facilidade de uso, já que o colaborador interage apenas com o que realmente precisa.

Diferenciais da arquitetura da solução

A solução entregue à Logbit vai muito além de um formulário de atendimento. Entre os pontos de destaque:

Base dinâmica de dados

Todo o conteúdo do sistema, como categorias, subcategorias, tipos de campo adicionais e status, pode ser atualizado pela equipe interna sem necessidade de intervenção técnica.

Campos adicionais por tipo de chamado

Dependendo da categoria e subcategoria escolhidas, o sistema exibe campos complementares personalizados, com regras de obrigatoriedade específicas.

Histórico completo do chamado

Cada movimentação de status ou novo comentário é registrado com:

• Tipo da movimentação (comentário ou alteração de etapa)
• Mensagem detalhada
• Data e autor da ação

Fluxo de notificação automatizado

Implementamos um fluxo no Power Automate para notificar os responsáveis assim que há uma nova etapa registrada. O e-mail enviado inclui:

• Título do chamado
• Status atual
• Última mensagem registrada
• Link direto para o app

Benefícios obtidos pela Logbit

Após a implementação da solução, os resultados vieram rapidamente:

• Redução do tempo de resposta: com o encaminhamento automatizado dos chamados e a atribuição de responsáveis, a média de resposta caiu drasticamente.
• Mais visibilidade para todas as áreas: os dados dos chamados podem ser consultados em tempo real, com filtros por categoria, responsável, status e datas.
• Gestão facilitada: com o histórico completo e padronização das informações, ficou mais fácil identificar gargalos, demandas recorrentes e setores com maior volume de solicitações.
• Escalabilidade e baixo custo de manutenção: por utilizar recursos nativos do Microsoft 365, a Logbit não precisou investir em servidores ou sistemas de terceiros.

Por que a Dynamic foi escolhida para esse projeto

A Logbit escolheu a Dynamic Soluções por nossa capacidade de desenvolver soluções completas, escaláveis e com alto nível de personalização, aproveitando ao máximo as ferramentas da Power Platform.

Nosso processo envolveu:

• Diagnóstico dos fluxos e pontos de melhoria
• Planejamento das regras de negócio
• Implementação técnica com foco em UX e governança
• Documentação e transferência de conhecimento
• Trabalhamos como uma consultoria parceira, e não apenas como fornecedores.

Quer transformar seus processos internos como a Logbit?

Se sua empresa já utiliza o Microsoft 365, você pode estar a poucos passos de eliminar planilhas, automatizar tarefas e ter total controle sobre seus processos internos. A Dynamic Soluções é especialista em projetos com Power Apps, Power Automate, SharePoint, Power BI, Copilot Studio e todo o ecossistema da Power Platform.

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