Melhores práticas para gerenciar documentos com OneDrive e SharePoint

No ambiente corporativo a organização e o gerenciamento de documentos são fundamentais para garantir produtividade, segurança e colaboração. O OneDrive e o SharePoint são plataformas robustas da Microsoft, aliados indispensáveis para simplificar esses processos.

Entenda as diferenças entre OneDrive e SharePoint

• O OneDrive é ideal para arquivos pessoais ou de uso individual, embora permita o compartilhamento com outras pessoas.
• O SharePoint é uma plataforma colaborativa, projetada para o gerenciamento de documentos e dados em equipe ou organizações inteiras.

Saber quando usar cada ferramenta é o primeiro passo para uma gestão eficiente.

Organize seus arquivos com pastas e convenções de nomenclatura

Uma estrutura bem planejada de pastas é essencial para evitar confusão e economizar tempo:

• Crie uma hierarquia lógica: Por exemplo, use pastas principais para projetos ou departamentos e subpastas para tarefas ou documentos específicos.
• Use convenções consistentes de nomenclatura: Inclua datas, versões ou descrições nos nomes dos arquivos. Exemplo: "2024-Relatorio-Financeiro-v2.xlsx".
• Arquive ou remova arquivos obsoletos regularmente: Mantenha apenas o que é relevante.

Controle o acesso com permissões bem definidas

Tanto no OneDrive quanto no SharePoint, é possível controlar quem pode visualizar, editar ou compartilhar documentos. Algumas dicas:

• No OneDrive, compartilhe documentos individuais com permissões específicas para cada usuário.
• No SharePoint, configure bibliotecas de documentos com permissões baseadas em grupos ou funções.
• Revise as permissões periodicamente para garantir a segurança das informações.

Use versões de arquivos para rastrear mudanças

Uma das vantagens dessas plataformas é o controle de versões:

• Ative o Controle de Versão no SharePoint para rastrear alterações, restaurar versões anteriores e manter um histórico de edições.
• No OneDrive, aproveite a funcionalidade de Histórico de Versões para acessar versões anteriores de arquivos compartilhados.

Use metadados no SharePoint

Os metadados ajudam a categorizar e localizar documentos mais rapidamente:

• Adicione tags ou campos personalizados, como "Projeto", "Departamento" ou "Status".
• Configure visualizações personalizadas para que sua equipe possa encontrar documentos com base nesses filtros.

Integre com outras ferramentas do Microsoft 365

O OneDrive e o SharePoint se integram perfeitamente com outras soluções, como Teams, Outlook e Power Automate:

• Teams: Use o SharePoint para armazenar arquivos das equipes e colaborar diretamente nos chats.
• Outlook: Compartilhe arquivos do OneDrive ou do SharePoint sem anexá-los ao e-mail, apenas compartilhando links.
• Power Automate: Automatize processos, como notificações de alteração em documentos ou aprovações de arquivos.

Eduque sua equipe

De nada adianta estruturar tudo se a equipe não souber como usar as ferramentas:

• Promova treinamentos sobre as funcionalidades do OneDrive e SharePoint.
• Crie guias ou vídeos tutoriais para auxiliar no uso.
• Incentive boas práticas, como evitar salvar arquivos localmente e preferir o armazenamento na nuvem.

Com essas práticas, o OneDrive e o SharePoint podem transformar a forma como sua empresa gerencia documentos promovendo organização, colaboração e segurança. Se precisar de ajuda para implementar essas soluções ou treinar sua equipe, a Dynamic Soluções está à disposição para oferecer suporte especializado.

Gostou das dicas? Compartilhe com sua equipe e nos conte como você gerencia seus documentos!